Archival firaketana an-tsoratra ny fitantanana ny fikambanana: GOST, toromarika, antontan-taratasy, fitsipika. Toromarika ho An'ny archival rakitsoratra fitantanana

Archival fitantanana fitsipika rakitsoratra mirakitra ny fepetra manan-danja mba hiasa miaraka amin'ny taratasy sy ny fitaovana tsy mandray anjara amin'ny asa ny amin'izao fotoana izao ny orinasa. Izy ireo dia namoaka araka amin'izay efa eo fitsipika sehatra, fitsipika sehatra fanodinana, fanangonana sy ny fitehirizana ny vaovao. Teny manan-danja ampiasaina ao amin'ny sehatry ny milentika Standard for Archival Records Management. Rehefa fandrafetana azy ho eo an tantara fandrosoana amin'ny fampiasana ny teknolojia sy ny mandroso ny teknolojia vaovao. Diniho hampandrosoana ny fototry ny fitantanana archival rakitsoratra.

tranga

Toromarika ho an'ny fitantanana ny rakitsoratra archival mihatra amin'ny sampan-draharaha misahana governemanta. Izy ireo ihany koa ny tsy maintsy ho an'ny orinasa sasany mirotsaka amin'ny karazana asa. Indrindra indrindra, ny lalàna mihatra eo amin'ny faritry ny famaritana, fisoratana anarana, fiarovana sy ny fampiasana ny antontan-taratasy ny Archival tahirim-bola ao amin'ny Federasiona Rosiana, niresaka momba ny fanjakana fananany.

Fizarana ny orinasa, miara-miasa amin'ny sarimihetsika, phonographic, Video, sary, sarintany, ny siansa sy ny teknolojia, telemetry vaovao, fehezin'ny fepetra niainga tamin'ny fanomanana sy ny tatitra.

Ny adidy sy ny zo hanorina fikambanana ao amin'ny Tahiry ny fitehirizana ny antontan-taratasy tsy maharitra ny RF AF dia manome ny fototry ny sehatrasa lalàna (amin'ny 1993), ny toerana (avy amin'ny 1994 sy 1998, tsirairay avy.). Ny fitsipika rafitra mandrafitra ny ara-dalàna isam-paritra asa maha zava-dehibe. Nandinika ny fitsipika dia tsy mihatra amin'ny antontan-taratasy, ny asa izay nifehy ny Lalàna Federaly № 5485-1 sy filoham-pirenena 1203 № didim-panjakana avy 30.11.1995, ny

vita

Izy io dia mitohy ny fanadihadiana replenishment pototry ny vondrona orinasa. Maka dia ahitana famaritana;

1. Sources.
2. Fifehezan 'ny fitaovana mba horaisina.

Anisan'ny asa ity ihany koa ny famindrana nanatanteraka mivantana ny antontan-taratasy ho an'ny tahiry. Araka ny loharanom-baovao dia:

1. vondrona orinasa.
2. Ara-batana olona.
3. Rafitra ambany.

Fifehezan 'ny fitaovana

fa archival rakitsoratra fitantanana ny fampianarana mametraka fa ny fahazoana dia nanao fotoana voafetra (mihoatra ny 10 taona) toe-javatra sy ny fitehirizana maharitra. Mamintina ihany koa ny fanazavana momba ny mpiasa. Tranga izay ny talantalana fiainan'ny latsaky ny 10 taona, toy ny fitsipika, ny tahiry tsy nafindra. Izy ireo dia voarakitra ao amin'ny mifanaraka ao amin'ilay orinasa. Rehefa tapitra ny talantalana fiainana izany zavatra izany no ho ringana. Details tsirairay dia nampitaina toetra noho ny fangatahan'ny ny tompony. Taorian'izay, dia naniraka tany amin'ny Archives panjakana ho afa-po maharitra. Ny famindrana dia ho fitaovana koa Enterprises mpialoha làlana ary noravàna ny rafitra ambany.

Archival firaketana an-tsoratra ny fitantanana sy ny nomenclature

Alalana mpiasa manao asa amin'ny orinasa fitaovana vaovao, manao lisitra maty paika ny tranga. Dia niantso ny nomenklatura. Amin'ny fananganana ny manondro ny talantalana fiainan'ny fitaovana. fa archival rakitsoratra boky fitantanana dia manoritra ny fizarana fahefana hanara-maso sy hanamorana ny asa fanompoana fandaharana ao amin'ny fandrafetana ny nomenclature. Systematic lisitra manompo ho toy ny fototry ny ny fananganana ny fanisana vaovao fitaovana maharitra sy vonjimaika (hatramin'ny 10 taona) fitehirizana. Nomenclature ihany koa ny antontan-taratasy fitantanam-bola lehibe. Izany no ampiasaina ho an'ny fanoratana ny tranga ny fitahirizana vonjimaika, anisan'izany ny teny hoe ny latsaky ny 10 taona. Ny rafitra napetraka nomenclature systematization Azo ampiasaina-dalam-pandrosoana, rehefa nanao asa rakitra karatra.

fanasokajiana

Ny fitandremana archival firaketana an-tsoratra ny fitantanana dia tanterahina amin'ny nomenclature telo karazana:

1. Mahazatra.
2. Fakan-tahaka.
3. Manokana (ho an'ny orinasa iray manokana).

Ny voalohany no mamaritra ny fifehezan 'ny fitaovana toy izany koa Niteraka ao amin'ny andrim-panjakana. Standard nomenclature dia heverina ho fitsipika antontan-taratasy. Tokotokony systematization mamaritra ny tokotokony fifehezan 'ny fitaovana vaovao ho an'ny orinasa izay rakotry ny ny hetsika, manondro ny tondro. Izany dia recommendatory toetra. Ireo karazana systematization ampiasaina ao amin'ny fananganana ny olona iray isan-karazany, ary nafindra ao anatiny tsy misy fiovana.

fiomanana Features

Ny antontan-taratasy firaketana ny fitantanana orinasa archival systematized ny voalaza ao amin'ny endrika araka ny nomenclature ny vondrona ara-drafitra. Ity farany dia tokony ho nanaiky sy nanao sonia ny mpitarika.

Ny nomenclature ny orinasa atao ny endrika ankapobeny. Misy initialed-doha ny tahiry na ny olona tompon'andraikitra, nanao sonia-doha ny fanompoana nahazo vatsy na mpiasa. Nomenclature dia tsy maintsy ankatoavin'ny manam-pahaizana asa, ary avy eo dia neken'ny ny mpitantana ny orinasa. Rehefa avy ireo paika arahina fanatanterahana lohan'ny drafitra antokon'ny orinasa iray nalaina nanome ny ampahany manan-danja.

Ny nomenclature ho an'ny taona ho avy niforona tao anatin'ny faritry ny vanim-potoana ankehitriny. Harmonization dia nentina nivoaka, fara fahakeliny, 1 fotoana 5 taona. Raha hanova ny rafitra sy ny asa ao amin'ny orinasa, vaovao nomenclature.

Ny fomba nanoratra Affairs

Formation antsoina hoe Grouping ASAN'NY APOSTOLY nanao araka ny nomenclature. Archival rakitsoratra fitantanana fikambanana dia ahitana ny systematization-baovao araka ny anaran 'ny fampirimana. Tsy avela Grouping ny dika mitovy dika mitovy sy ny drafts. Ny maningana dia avo-danja fiara. Tsy tokony ho apetraka ao amin'ny fampirimana taratasy ho niverina.

Archival foana fitandremana ny firaketana an-tsoratra dia tanterahina amin'ny foibe fikarakarana fanompoana fitaovana fandaharana vaovao, ary amin'ny décentralisées - ara-drafitra na vondrona, ary ny fizarana etsy ambony. Grouping dia tanterahina eo ambany fanaraha-maso mivantana ny olona tompon'andraikitra amin'ny fiarovana ny haino aman-jery fitahirizana. Raha ilaina, dia mety handray anjara mpiasa-panjakana Archive.

Key fepetra

Archival firaketana an-tsoratra ny fitantanana dia tanterahina araka ny notakin'ny lalàna. Amin'ny mamorona ny lahatahiry amin'ny fanazavana mitondra mila hitsena ny fepetra takiana manaraka ireto:

1. Fitaovana ho an'ny fotoana voafetra sy ny fitehirizana maharitra dia mivondrona misaraka.
2. Ny lahatahiry dia tafiditra ao amin'ny iray dika mitovy ny taratasy tsirairay.
3. Ny lahatahiry dia tokony ho tonga fitaovana ho an'ny kalandrie iray taona. Ny fitsipika izany, na izany aza, misy maningana. Anisan'izany ny:

• manokana raki-daza, izay niforona noho ny manontolo ny faharetan'ny mifanaraka mpiasa;
• fitaovana sy ny rafitra ny voafidy eo amin'izy ireo komitin'ny, lefitra vondrona, regimented ao amin'ny vanim-potoana ny fivoriana maina;
• Taratasy toeram-pianarana, novonoina ary mivondrona ao anatin'ny taom-pianarana;
• tsehatra fitaovana, mampiavaka ny asan'ny ny tonon-taona;
• tantara, sy ny sisa.

Ny lahatahiry tokony ho latsaky ny 250 amin'ny taratasy hatevin'ny tsy mihoatra ny 4 cm.

Grouping ny asa-panjakana

Archival firaketana an-tsoratra dia mitaky fitantanana systematization ny samy hafa karazana vaovao mitondra. Ireo toetra sy ny fitantanan-draharaha ao anatin'izany ny asa. Izy ireo mivondrona araka ny karazana sy ny daty ny fampiharana:

1. Ny fepetra voalazan'ny lalàna eken'ny fitsipika asa, hanao ny asan'ny maromaro kosa. Miara-mivondrona izy ireo. Raha toa ny fepetra, fitsipika, lalàna no nankatoavina ho samy hafa ny asa, systematize azy ireo amin'ny toe-javatra tsirairay.
2. Baiko sy ny fanapahan-kevitra ny ambony kokoa noho ny rafitra fampiharana no antokony amin'ny faritra ny orinasa.
3. Baiko momba manokana, systematized araka ny fihazonana fe-potoana. Miaraka amin'ny boky lehibe ny vaovao fitaovana ilaina amin'ny asa samy hafa lafiny roa amin'ny orinasa, vondrona misaraka.
4. Filaharana ao amin'ny faritra manan-danja ny asa dia systematized misaraka amin'ireo asa sy fihetsika eo amin'ny mpiasa. Ohatra, ny lamin 'archival rakitsoratra fitantanana dia tafiditra ao amin' ny fampirimana, ary ny fanendrena ny lohany ny fizarana andraikitra - ny iray hafa.
5. Nankatoavina fetra, tatitra, vinavina, itemized lisitra, planina sy ny sisa. antokony misaraka aminy tetikasa.
6. Location ny antontan-taratasy ao amin'ny antontan-taratasy manokana dia tanterahina araka ny filaharany izy ireo dia raisina.
7. Endrika mpiasa karama vola taratasy systematized amin'ny lahatahiry samy hafa. Nandamina izy ireo manaraka ny abidia.
8. Fitarainana, soso-kevitra, olom-pirenena fitarainana momba ny asan'ny orinasa, firaketana an-tsoratra ny fiheverana sy ny fanatanterahana ireo mivondrona misaraka amin'ny fitarainana ny olona ho an'ny raharaha manokana.
9. Systematics ny taratasy dia matetika natao tao amin'ny kalandrie mba vanim-potoana eo amin'ny fandehan'ny fotoana. Amin'ity tranga ity, ny valiny dia apetraka araka ny fanontaniana. Raha toa ny fanavaozana ny taratasy tamin'ny lohahevitra iray manokana, izay nanomboka tamin'ny taona teo aloha, ny antontan-taratasy tafiditra ao amin'ny fampirimana ny vanim-potoana ankehitriny. Amin'ity tranga ity dia mampiseho ny fanondroana ny taona teo aloha.

Ny fanaovana vaovao mitondra hankasitrahana harovan'i

Archival fitantanana ny firaketana an-tsoratra dia manome fepetra maromaro ho an'ny vondrona ara-drafitra, miasa amin'ny taratasy antontan-taratasy. Ny fanaovana mitondra mizaha tavan'olona, na mety ho tanteraka. Izany dia miankina amin'ny fitehirizana ny fotoana. Full fanoratana dia tanterahina amin'ny fanajana ny antontan-taratasy maharitra (mihoatra ny 10 taona), maharitra afa-po, ary koa ny asa ao amin'ny tehina. Tafiditra:

1. Hardcover / boky voaravitra fampirimana.
2. Nandaminana ny lambam-pandriana.
3. Famolavolana ny pejy Vavolombelona.
4. Formation ny anatiny lisitra raha ilaina.
5. Ny fanaovana fanitsiana ny antsipirihan'ny ny rakotra fanaovam-panavotana taratasy. Afaka mikasika ny anaran 'ny orinasa, ny fisoratana anarana isan'ny lahatahiry, ny daty tafahoatra, sy ny sisa.

Fitaovana ho an'ny fitahirizana vonjimaika, anisan'izany ny teny hoe ny latsaky ny 10 taona, voatsoaka dia teny an anjara. Noho izany, tsy navela hanatanteraka ny systematization ny Fiarovana ao amin'ny fampirimana, tsy voaisa lisitra, dia aza ny fanomezan-toky marika.

tsipirian'ilay

Archival fitantanana ny firaketana an-tsoratra - ny asa izay manam-pahaizana manokana dia tsy manome fanazavana mitondra hany fiarovana, fa koa ny fahafahana hiasa amin'izy ireo no tokony hitsangana ny filàna. Araka izany, ny asa ahitàna ny fampirimana, nametraka efatra puncture amin'ny baoritra fonony. Izy ireo ihany koa ny mahazo hamatotra mihevitra ny mety hisian'ny mamaky andinin-teny, fanapahan-kevitra, daty ny visa ao amin'ny taratasy rehetra.

Ho fanomanana ny ny Grouping rehetra fasteners vy dia nesorina. Fitaovana natao ho fitehirizana maharitra sy sarobidy indrindra ahitana unformatted asa na dia hita ao amin'ny lahatahiry gated-telo miditra tsimoramora amin'ny tady na amin'ny boaty manokana.

Rehefa tsy nalaina teo ihany ny antontan-taratasy ny toetra manokana (asa boky, karatra, miaramila karatra, sns). Izy ireo nandatsaka valopy iray hafa, ary nametraka izany ho any amin'ny sisa amin'ny fitaovana. Rehefa tapitra ny ny fampirimana dia tsy maintsy ho hita ny lamba fotsy-vavolombelona. Tany am-piandohana ny fampirimana sutured endrika ho an'ny lisitra anatiny. Mba hiantohana ny fiarovana sy ny filaminana ny fandaharana tsirairay taratasy ho isan'ny tarehimarika arabo. Ity fitsipika ity dia tsy mihatra amin'ny ny pejy, ary ny vavolombelona tsy ampy ho an'ny lisitra. Number dia nataonareo tao an-pensilihazo ao ambony tsara zorony.

Sheet-vavolombelona

Izany dia atao araka ny lamina. Ahitana ny teny sy ny tarehimarika:

1. Isan'ny taratasy amin'ny hita isa.
2. Ny isan'ny pejy ao anatiny lisitra.

Ny lamba-milaza koa ny Vavolombelona miisa specificity. Indrindra indrindra, mba hamaritana na misy lettered fanondroana, tsy ampy mari-pamantarana, pejy glued isa miaraka amin'ny sary, pejy endrika lehibe, sy ny sisa. Ankoatra izany, ny taratasy maneho ny fisian'ny fanontam-pirinty bokikely ao amin'ny fampirimana, raha tsy izy ireo marika tao amin'ny tena hita isa. Sheet-vavolombelona vised compiler. Manaraka ny fiovana ao an-toerana sy ny fifehezan 'ny lahatahiry tokony marika ao aminy izy ny amin'ny asa manan-danja. Tsy mahazo manao taratasy-vavolombelona eo amin'ny pejin-dohatenin'ny ny fampirimana na harato turnover ny farany pejy-drakitra ao aminy.

anaty lisitra

Izany no noforoniko ho fitehirizana sy ny kaonty vaovao ny fotoana ara-nofo (mihoatra ny 10 taona) sy afa-po foana. Anaty lisitra araka ny voangona ho an'ny orinasa namorona ny karazana antontan-taratasy, anaram-boninahitra izay ny ao anatin'ilay tsy nampahafantatra. Ny teny dia tokony manolotra tahirin-kevitra momba ny serial isa ny fanafihana ao amin'ny lahatahiry fanondroana, anaram-boninahitra, daty, ary ny pejy isa.

Fa anatiny lisitra famintinana mifatotra firaketana an-tsoratra. Izao no voalaza tao amin'ny olo-malaza sy ny teny ny isan'ny antontan-taratasy tafiditra ao aminy, ary koa ny isan'ny fanitso namorona azy io. Compiler lisitra manambara anatiny. Raha misy lahatahiry dia voafehy na nanambatra ny pejin'ireo tsy nisy endrika, ny nanangona lisitra dia tia ny atin'ny fonony anoloana.

Fiovana eo amin'ny firafitry ny fitaovana tokony ho hita taratra eo amin'ny lahatahiry "Notes". Manokana izany dia manondro ny fanesorana, fanoloana ny taratasy dika mitovy, ao anatin'izany ny antontan-taratasy fanampiny ao amin'ny fampirimana. Mandritra izany fotoana izany mametraka andinin-tsoratra masina manan-danja amin'ny asa. Raha ilaina, dia mety ho vaovao ahitàna ny fidirana ho any amin'ny lamba mamintina anaty lisitra, ary koa ny soratra ny fitoriana fampirimana.